Infos Covid-19

In this time of health crisis, you probably have questions related to how the context of the coronavirus (COVID-19) may potentially affect admissions to UBFC for the academic year 2020-2021.

Be reassured: there is no impact on the processing and review of applications. The admissions process remains unchanged and the timeline remains, for now, on schedule.

Versement de votre salaire
Pour la paie du mois d’avril 2020, tous les établissements d’enseignement supérieur ont appliqué les instructions de la direction générale des finances publiques.
Les agents percevront leur salaire mais les rémunérations accessoires ne seront pas prises en compte pour le moment (remboursement transport…). Elles seront rétroactives.

Les personnes ayant été recrutées en mars 2020 ont perçu un acompte de 90% du net fin mars, percevront un acompte à 100% du net fin avril et les 10% restant de la paye de mars seront régularisés normalement fin mai avec la paie de mai.

Télétravail

Déplacements professionnels
Si dans le cadre de votre mission de recherche, des déplacements professionnels sont nécessaires (entre votre lieu de résidence actuel et votre lieu de travail habituel), il vous est demandé de fournir à rh@ubfc.fr les documents suivants :
– un email sur votre pleine conscience de la situation et des risques encourus par une sortie en période de confinement ;
– accord écrit de votre responsable pédagogique ou référent scientifique et directeur de laboratoire (selon ses dispositions) ;
– une attestation UBFC pré-remplie à faire signer par le représentant légal d’UBFC (cf. modèle)
Attention : pensez à imprimer une attestation personnelle pour chaque déplacement. Télécharger l’attestation de déplacement dérogatoire

Missions à l’étranger
Plus aucune mission ne sera effectuée en France ou à l’étranger, en dehors d’une dérogation stricte accordée par l’administrateur provisoire d’UBFC et justifiée par votre référent scientifique ou pédagogique.
Pour les étudiants ou personnels d’UBFC déjà présents dans les zones classées à risque, il est fortement recommandé de rentrer en France, en prenant contact au plus vite avec les postes consulaires français ou les ambassades.

Médecine de prévention
Le médecin de prévention, le Dr Tourneret est à votre écoute si vous le souhaitez. Par téléphone : 03 81 99 36 33
Par mail via son assistante : sgraziu.medecine@cdg25.org
Si vous présentez des symptômes du Covid19 :
–  Restez chez vous et contactez si besoin votre médecin traitant.
–  En cas de difficultés respiratoires ou pour toute urgence, appelez le 15.

Un numéro vert répond à vos questions sur le COVID-19, 24h/24 et 7j/7 : 0.800.130.000

Si vous n’avez pas accès à Cocktail pour des raisons techniques et en cas de commande urgente nécessaire à l’activité immédiate du laboratoire dont l’activité a été maintenue, vous pouvez envoyer vos demandes d’engagements juridiques en mentionnant la nature de la dépense (fonctionnement ou investissement), le code projet, le code nacre et l’imputation comptable (exemple : type UBFC/907/UB18010.MUB.IS (BIOCAIR – DENAT)/UB18010.GE.CGFL) à l’adresse finances@ubfc.fr.

Pour les équipes financières qui continuent d’exercer physiquement dans leur unité de recherche habituelle ou les gestionnaires qui ont accès à l’outil de Cocktail, les procédures de commandes restent inchangées.

Ouverture de crédits
Les ouvertures de crédits pour les projets de recherche sont toujours assurées par nos chargés de gestion financière : Victor Amand (ANR, H2020, Région, FEDER) et Elodie Miguel (ISITE-BFC)

Gestion des commandes

Application des procédures habituelles :

• Envoyer systématiquement les devis signés par le porteur du projet au moment de la création de votre engagement juridique.
• Envoyer toutes vos demandes à l’adresse générique du service financier d’UBFC : finances@ubfc.fr en rappelant impérativement dans l’objet du mail : le code convention du projet et/ou ligne budgétaire assimilée (exemple : UBFC/907/UB18010.MUB.IS (BIOCAIR – NOM)/UB18010.GE.CGFL) afin d’améliorer le traitement et le suivi de la demande.

Afin d’anticiper et d’être prêt à la reprise d’activité, vous êtes prié.e.s de bien vouloir nous transmettre dès à présent, et dans la mesure du possible, vos bons de commande et vos ordres de mission pour la saisie, la validation Cocktail, et/ou la mise en signature.

Vous pouvez aussi transmettre vos demandes de remboursement de frais de mission en envoyant à finances@ubfc.fr les pièces justificatives au format numérique. Il conviendra toutefois de nous adresser par la suite les pièces originales en format papier.

• A réception du bon de commande signé, vous pourrez alors le transmettre au fournisseur dès lors que la période de confinement sera terminée et convenir avec lui d’une date de livraison.

• Penser à transmettre régulièrement à finances@ubfc.fr, les bons de livraison, dès que vous constatez le service fait, ou le cas échéant, un mail d’information attestant de la livraison conforme

Dans le cas des dépenses d’investissement, veuillez transmettre également le PV de réception du matériel (canevas à télécharger ici).

Les modalités de prise en charge des demandes de paiement par l’agence comptable d’UBFC évoluent en fonction des instructions reçues par la DGFIP.

Les dépenses (bourses, gratifications de bourses, factures et missions) continuent d’être traitées par l’agence comptable, avec cependant un rythme de transmission des fichiers de paiement limité à 1 envoi hebdomadaire.

Livraison
Pour les commandes qui peuvent être acheminées en période de confinement, les livraisons doivent être assurées dans vos établissements et non à votre domicile. Vous devez aussi vous assurer que la marchandise pourra être réceptionnée par une personne habilitée à le faire et conserver le bon de livraison pour transmission à UBFC. La commande de denrées périssables est proscrite pour garantir leurs conditions de conservation et leur qualité

Eligibilité des dépenses ISITE
Toutes les dépenses de fonctionnement et d’investissement des projets (service fait certifié) doivent être exécutées :

• avant le 31/12/2020 pour les projets lauréats AAP1 et 2
• avant le 31/12/2022 pour les projets lauréats de l’AAP3

Recrutements sur projets ANR, H2020, FEDER, ISITE-BFC
Le recrutement de contractuels de recherche (doctorants, postdoctorants, ingénieurs, techniciens) prévu sur financements ANR, FEDER, H2020, ISITE-BFC reprendra dès le 1er mai 2020 pour les missions réalisables en mode télétravail.

Les procédures de recrutement restent inchangées : https://www.ubfc.fr/procedures-de-recrutement/
Contacts : recrutement-projet@ubfc.fr (ANR-H2020-FEDER) et isite@ubfc.fr (recrutements ISITE)

ATTENTION : Recrutements ISITE
Si vous devez embaucher des post-doc, ingénieurs de recherche, assistants ingénieur ou techniciens il est possible de le faire dans les conditions suivantes :
 

Conventions de stages
Au titre de l’année universitaire 2019-2020, la signature de nouvelles conventions de stages impliquant UBFC est étudiée au cas par cas.
Tous les stages sont suspendus, sauf :

• les stages effectués intégralement en télétravail (qu’ils soient déjà en cours ou à venir)
• les stages à l’étranger déjà commencés, puisque ces stages n’impliquent pas de nouvelle mobilité ; cela, sous réserve bien entendu de la politique de lutte contre l’épidémie mise au point par les autorités locales et de l’attitude de l’organisme d’accueil.

C’est naturellement au directeur de laboratoire et/ou au responsable du stage de déterminer avec l’étudiant la faisabilité de la mise en œuvre du stage en lien avec les équipes de direction des composantes dont le stagiaire est originaire.

Cet aménagement doit faire l’objet d’un avenant ou annexe indiquant :

• les modalités de contrôle, d’organisation de réunion et autres points de contacts nécessairement réguliers (sinon tous les jours au moins plusieurs fois par semaine) ;
• les supports des échanges (visio, téléphone, mail…) ;
• plus généralement la nouvelle organisation du stage (temps de présence, horaires, aménagement des horaires…) ;
• les moyens mis à disposition du stagiaire ;
• les livrables demandés au stagiaire ;
• et, plus généralement, tout élément utile pour permettre l’organisation du stage dans ces conditions.

L’avenant (pdf ou email) doit être transmis à :

• recrutement-projet@ubfc.fr pour les stages financés sur contrats ANR ou H2020
• isite@bfc.fr pour les stages financés dans le cadre des projets ISITE-BFC
• eiphi@ubfc.fr pour les stages d’étudiants EIPHI (hors Masters UBFC)
• sophie.paci@ubfc.fr pour les stages d’étudiants inscrits en Masters UBFC

A la fin de la période de confinement, l’avenant devra être transmis à la même adresse pour régularisation.

Versement des gratifications de stages réalisés en télétravail
Afin que les stagiaires puissent recevoir leur gratification, il est demandé de fournir à finances@ubfc.fr :

• l’attestation mensuelle de présence à la fin de chaque mois à terme échu.
• si ce n’est déjà fait, l’avenant à la convention de stage ou la copie de l’email qui formalise l’accord de réalisation du stage à distance entre les établissements concernés et le stagiaire (documents qui sont demandés par l’agence comptable d’UBFC).

Conventionnement des projets de recherche
Les services Recherche et Affaires juridiques d’UBFC restent pleinement mobilisés pour assurer une continuité administrative sur les contrats de recherche en lien avec votre établissement de rattachement (services recherche/valorisation/finances).

Dès réception de votre notification d’attribution d’aide ANR ou de la notification H2020, UBFC et votre établissement font le nécessaire pour procéder au conventionnement et à l’ouverture des crédits en lien avec vous et votre laboratoire.

Suivi juridique des contrats de recherche
Les conventions attributives d’aide, les grant agreements, les accords de consortium et autres documents de contractualisation impliquant UBFC peuvent être signés de façon électronique et ce, dans les meilleurs délais par l’administrateur provisoire d’UBFC. Même si la levée du courrier au siège d’UBFC reste possible (mais très ponctuelle), le travail en mode dématérialisé est privilégié.
Toute demande liée à la gestion et au suivi juridique de vos contrats de recherche doit être adressée au service juridique/valorisation de votre établissement et au service juridique UBFC juridique@ubfc.fr

Gestion financière de vos projets
Pour toutes questions relatives à la gestion financière de vos contrats et aux recrutements, veuillez svp contacter votre gestionnaire habituel(le).

Recrutements
Le recrutement de contractuels de recherche (doctorants, postdoctorants, ingénieurs, techniciens) prévu sur financement ANR, H2020, ISITE reprendra dès le 1er mai 2020 pour les missions réalisables en télétravail.
Les procédures de recrutement restent inchangées. Pour en savoir plus, veuillez svp vous référer à votre gestionnaire habituel(le).

Stages
L’« accueil » de stagiaires dans les laboratoires reste possible dès lors que le stage est effectué à distance (télétravail). C’est bien entendu au directeur de laboratoire et/ou au responsable du stage de déterminer avec l’étudiant la faisabilité de la mise en œuvre du stage en lien avec les équipes de direction des composantes dont le stagiaire est originaire.

Calendriers des AAP
Pour toute information relative aux calendriers des AAP H2020 et ANR, veuillez consulter les services d’ingénierie de projets de l’établissement auquel vous êtes rattaché.e.

Vous pouvez par ailleurs consulter les sites suivants :
Can the clause on “force majeure” in the Horizon 2020 grant agreement be invoked in relation to the COVID-19 outbreak?
Will the deadlines for Horizon 2020 calls be extended related to the COVID-19 outbreak? 

https://www.horizon2020.gouv.fr/cid151066/report-des-dates-de-cloture-de-certains-appels-horizon-2020.html

Pour toute question relative à la gestion et au suivi de votre projet ISITE, veuillez svp vous référer à votre gestionnaire habituel(le).

Eligibilité des dépenses
Concernant les lauréats des AAP1 et 2 : toutes les dépenses des projets (service fait certifié) doivent être exécutées avant le 31/12/2020.

Recrutements sur projets ISITE
Si vous devez embaucher des post-doc, ingénieurs de recherche, assistants ingénieur ou techniciens il est possible de le faire dans les conditions suivantes :

Stages
Les stages sont suspendus SAUF s’ils peuvent être réalisés intégralement en télétravail et avec l’accord écrit de toutes les parties.
Pour en savoir plus sur la signature de conventions de stages et le versement des gratifications, veuillez svp vous référer à votre gestionnaire habituel(le).
Pour toutes autres questions relatives à votre projet lauréat ISITE-BFC, veuillez svp contacter isite@ubfc.fr

L’accueil des personnels et étudiants étrangers est suspendu jusqu’à nouvel ordre.

Stages
Les stages sont suspendus SAUF s’ils peuvent être réalisés intégralement en télétravail et avec l’accord écrit de toutes les parties.
Pour en savoir plus sur la signature de conventions de stages, veuillez svp envoyer vos documents à :

• sophie.paci@ubfc.fr pour les stages d’étudiants inscrits en Masters UBFC
• eiphi@ubfc.fr pour le conventionnement et le versement des gratifications des stagiaires inscrits dans l’un des Masters de l’EUR EIPHI hors Masters UBFC (masters MEETING, MIR, Computer Science, H3E, CDM)

Bourses de mobilité
Le versement de bourses de mobilité (entrantes et sortantes) financées par ISITE-BFC et EIPHI et entamé avant le confinement est maintenu par le service financier d’UBFC.

Relations internationales
Le service Relations internationales reste à votre écoute.

• Responsable cellule internationale : Yevgenya PASHAYAN-LEROY / yevgenya.pashayan-leroy@ubfc.fr
• Chargée de mission mobilité internationale : Nesrine YADANE GRANDEMANGE / nesrine.yadane.grandemange@ubfc.fr
• Chargée de mission mobilité internationale pour le projet ERASMUS+ : Pauline MARCEAU / pauline.marceau@ubfc.fr